직장 "개인 매뉴얼"이란 무엇입니까?

직장 "개인 매뉴얼"이란 무엇입니까?

 

Ivar Kroghrud는 1990년대에 노르웨이 해군 장교로 6년을 보냈으며 매년 8월에 낯선 사람들과 그 시간을 보냈습니다.

노르웨이는 징집제도가 있어서 Krogghrud는 매년 새로운 인원을 모집합니다. 작은 순찰선에서 오랜 시간 함께 일하다 보면 금방 서로를 알아가고, 서로의 특징과 단점을 이해하고, 함께 일할 수 있는 최선의 방법을 찾아낸다. 나중에 그가 비즈니스 세계에 들어갔을 때 그는 정반대의 것을 발견했습니다.

2000년 오슬로에 기반을 둔 Kroger Hruder는 온라인 설문조사 및 데이터 회사인 QuestBack을 설립했지만 동료를 알아가는 것이 얼마나 어려운지 큰 충격을 받았습니다. 그 후 10년 동안 회사는 계속 성장했고 전체 직원 수는 300명을 넘었습니다. 사람이 너무 많아 이름조차 말할 수 없었고 성격도 알 수 없었기 때문입니다.

일부 회사에서는 직원들이 서로 다른 사람들이 일하는 방식을 이해하는 데 도움이 되기 위해 "개인 매뉴얼"을 작성하도록 요구합니다

Krogherud는 "비즈니스에서 누군가를 제대로 알아가는 데는 오랜 시간이 걸립니다. 그게 궁금하고 혼란스럽습니다. 함께 일하면서 알게 된다면 문제와 갈등이 생길 수밖에 없습니다. . "

2011년 한 교수가 런던 경영대학원에서 열린 회의에 참석하던 중 우연히 "개인 사용자 매뉴얼"이라는 아이디어를 언급했는데, Krogheruder는 이 아이디어가 자신의 문제를 해결할 수 있다고 생각했습니다. 사무실로 돌아온 그는 다른 사람들이 그와 함께 일할 수 있는 최선의 방법을 설명하는 한 페이지짜리 문서의 초안을 작성했습니다. 문서에는 자신이 좋아하는 것과 싫어하는 것, 직원에 대한 기대치가 나와 있습니다. 예를 들어, 그는 다른 사람들이 그가 직접 결정을 내릴 수 있기를 기대하더라도 사려 깊고 침착하기를 좋아합니다.

이 접근 방식은 즉각적이고 고무적인 피드백을 얻었으며 동료들은 이를 통해 더 효과적으로 작업하는 방법을 이해할 수 있다는 데 동의했습니다. 그는 그 이후로 그가 아는 ​​모든 사람들에게 그러한 "개인 매뉴얼"을 만들도록 격려했습니다.

어떤 사람들에게는 개인 매뉴얼이라는 아이디어가 직장에서 사람들과 어울리기 위한 생산적인 방법처럼 보일 수 있습니다. 그러나 다른 사람들에게는 그것이 공직자의 반쪽 진실처럼 보입니다. 그러나 개인 매뉴얼을 사용하는 기업은 많은 사람들이 재택근무를 하고 팬이나 소셜 미디어를 통해 서로를 알아갈 수 없는 시대에 동료들이 서로 잘 지낼 수 있도록 돕는 도구라고 말합니다.

그러나 자신만의 사용자 매뉴얼을 작성하려면 알아야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

자신과 적을 알라

개인 매뉴얼에 대한 아이디어는 Larry Stybel이 주어진 회의에 참석하기를 기다리는 동안 떠올랐습니다. 2003년, 보스턴에 본사를 둔 Stybel, Peabody & Associates의 공동 설립자이자 헤드헌터인 Stybel은 여가 시간에 새 휴대전화 설명서를 읽으며 시간을 보내고 있었습니다.

Ivar Kroghrud는 "함께 일하면서 서로를 알게 되면 문제와 갈등이 생길 수밖에 없습니다."라고 말합니다

그는 그가 채용한 모든 임원에 대한 안내서를 포함하는 것이 유용할 것이라고 생각했습니다. 시도로 그는 먼저 자신을 위한 매뉴얼을 작성했습니다. 그런 다음 사람들이 서로를 알아가는 데 도움이 될 것이라고 믿고 자신이 고용한 모든 임원에게 매뉴얼을 작성하도록 요청했습니다.

시간이 지남에 따라 Steibel은 플레이북이 경영진의 성격을 드러내는 데 도움이 되었다는 사실을 알게 되었습니다. 뿐만 아니라 부하 직원도 그들과 협력하거나 갈등을 피할 수 있는 최선의 방법을 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 한 대학 교수는 동료들이 생각하는 데 시간을 사용하는 것을 좋아하기 때문에 복도를 걸어갈 때 그를 찾는 대신 사무실에서 만나자고 권했습니다. 또 다른 CEO는 자신이 종종 같은 전쟁 이야기를 한다는 것을 알고 있었기 때문에 그의 매뉴얼은 부하 직원이 오래된 이야기를 반복하기 시작할 때 그를 방해하도록 독려했다고 인정했습니다.

Steibel은 "이는 새로 채용된 임원이 만드는 불확실성을 크게 줄여줍니다. 뿐만 아니라 새로운 역할에 성공적으로 지원할 수 있는 기회를 높이는 데 도움이 됩니다."라고 말했습니다.

적극적으로 채택

최근 임원회의에서 개인 매뉴얼이 화두로 떠오른 가운데 일부 기술 기업과 스타트업에서는 이미 직원들에게 이런 콘텐츠를 만들어달라고 요구하고 있다.

IT 플랫폼 BetterCloud의 설립자이자 CEO인 David Politis는 작년 한 컨퍼런스에서 그 비결을 배웠습니다. 한 행사에서 연사는 청중에게 그 자리에서 자신의 개인 매뉴얼을 작성하도록 요청했습니다.

"놀랍게도 주위를 둘러보니 모두들 고개를 숙인 채 매우 빠르게 글을 쓰고 있었습니다. 이 아이디어를 회사에 다시 가져올 수 있다는 것을 깨달았습니다."

2주 후 그는 회의를 열고 직원들에게 매뉴얼을 작성하도록 요청했습니다. 그는 "당신과 의사 소통하는 가장 좋은 방법은 무엇입니까?" 및 "피드백을 어떻게 받고 싶습니까?"를 포함한 일련의 표준 질문을 사용하도록 조언합니다. 최종 콘텐츠는 회사의 모든 사람이 공유할 수 있는 공유 폴더에 게시됩니다. 액세스 읽기. Politis는 또한 소셜 미디어에 자신의 매뉴얼을 게시하고 시부모에게 사본을 보냈습니다.

이 설명서는 사무실에서 오랫동안 숨겨져 있던 문제의 원인을 설명합니다. 예를 들어, 회사의 최고 재무 책임자(CFO)는 개인 매뉴얼에서 지하철을 타고 출근하기 전에 일찍 출근하는 것을 좋아한다고 말했습니다. 그리고 그의 동료 중 한 명은 밤에 일하기를 좋아한다고 밝혔습니다. 이는 두 사람 사이에 이메일과 답장이 자주 지연되는 이유입니다.

Politis는 직원들이 회의에서 침묵할 때 그가 듣고 있다는 의미이기 때문에 걱정할 필요가 없다고 밝혔습니다.

직장에서 개인 매뉴얼을 사용하는 사람들은 동료 간의 오랜 문제를 설명하는 데 도움이 된다고 말합니다

폴리티스는 "요즘 사람들이 매뉴얼을 인용하는 소리를 듣게 된다"며 "누군가가 회의에 가서 '나는 당신의 매뉴얼을 보았고 당신이 그것을 좋아한다고 해서 오전 7시로 회의를 설정하고 있다. '"

너무 많은 정보

개인 매뉴얼의 개념에 단점이 없는 것은 아닙니다. 이 모델의 창시자인 Steibel은 직원들에게 개인 매뉴얼을 작성하도록 강요해서는 안 된다고 경고합니다. 이것은 사람들이 직장에서 개인 습관에 대해 거의 논의하지 않는 일본과 같은 나라에서 특히 그렇습니다.

사람들은 또한 "나의 가장 큰 약점은 너무 열심히 일하는 것"과 같은 진부한 표현을 포함하여 사실이 아닌 정보로 매뉴얼을 채우는 경향이 있습니다. Politis는 이러한 상황에 대해 "CEO가 직원들에게 솔직하게 이야기하는 데 앞장서면 다음과 같이 될 것입니다."라는 간단한 해결책을 제시합니다.

뉴욕의 조직 심리학자이자 집행 코치인 Ben Dattner는 이 도구가 동료와 만날 기회가 없는 원격 근무자들에게 도움이 된다고 말합니다.

그러나 그는 또한 상사의 매뉴얼이 틀리면 위험할 수 있다고 경고했다. 당신의 상사는 매뉴얼에서 그가 도전받는 것을 좋아한다고 말할지 모르지만 그가 그렇게 하는 것에 대해 당신을 책망할 때 당신은 그렇지 않다는 것을 알게 될 것입니다.

그는 특히 너무 많은 정보를 노출할 때 매뉴얼을 사용하는 것이 그들에게 해로울 수 있다는 우려도 있다고 덧붙였습니다. 아침 회의가 마음에 들지 않는다고 매뉴얼에 밝히면 아침 상사는 다음과 같이 말할 수 있습니다. 적응해야 합니다.

직원들에게 개인 매뉴얼을 게시하도록 요청한 BetterCloud의 CEO David Politis는 "요즘 사람들은 항상 매뉴얼을 인용하는 소리를 듣습니다."라고 말했습니다.

Dattner는 "어떤 의미에서는 결함도 있기 때문에 매뉴얼을 만들고 사람들에게 얼마나 신뢰를 줄 것인지 선택할 때 주의해야 합니다."라고 말했습니다.

그러나 Kroghruder는 개인 매뉴얼을 올바르게 작성하면 신입 사원이 동료를 더 쉽게 알게 된다는 사실을 발견했습니다. 그는 신생 기업의 비즈니스 성장을 지원하는 현재 회사인 MagicGarden에서 그런 요청을 하지 않았습니다. 그러나 Kroghrud는 여전히 그가 만든 원래 설명서를 유지하고 때때로 업데이트합니다.

Kroghruder는 "인간을 인간으로 만드는 것은 바로 이러한 단점입니다. 매뉴얼은 단점을 발견하고 동료를 이해하는 지름길일 뿐입니다."라고 말했습니다.